English information

Användarinloggning

Policy för personuppgifter

 

Så hanterar SFS personuppgifter

Här har vi sammanfattat hur vi hanterar dina personuppgifter.

Om du vill veta exakt vilka uppgifter vi har om dig, eller vill att vi uppdaterar eller raderar dina uppgifter, så ska du skicka en förfrågan till sfs@sfs.se. Vi behandlar ditt ärende skyndsamt.

Hantering av uppgifter om personer inom SFS

Om du har en roll inom SFS, så behöver vi vissa uppgifter om dig. Det gäller om du har ett förtroendeuppdrag, är kontaktperson för din kår, är anställd eller deltar på ett medlemsmöte eller SFSFUM.

Vi hanterar bara de uppgifter du själv eller du genom din studentkår ger oss.

Vilka uppgifter vi hanterar och varför

Vi samlar in de uppgifter som behövs utifrån din roll i organisationen. Om du har ett förtroendeuppdrag behöver vi kunna kontakta dig, och behöver därför hantera information om ditt namn, telefonnummer och mailadress. Om vi ska boka hotell eller resor behöver vi oftast känna till ditt personnummer. Om du ska delta i ett fysiskt möte behöver vi känna till dina kostpreferenser, allergier och tillgänglighetsbehov. Ibland kan vi även fråga om din könsidentitet. Om du för SFS talan, eller på annat sätt aktivt framträder inom organisationen, kan vi även ha intresse av att hantera bilder på dig. Du har dock rätt att begära att vi inte ska göra det. Den rättsliga grunden är i dessa fall vårt och ditt berättigade intresse (intresseavvägning).

Om du deltar i någon aktivitet men inte aktivt framträder, så kan vi ibland be att få hantera bilder på dig. Den rättsliga grunden är då samtycke.

Om du är arvoderad eller av andra skäl erhåller en ekonomisk ersättning från SFS behöver vi även behandla dina uppgifter för bokföringen. Om du är anställd kan vi behöva lagra ytterligare information som följer av anställningsavtalet. Den rättsliga grunden är i dessa fall rättslig skyldighet.

För anställda finns en komplementerande policy som delges i samband med anställningstillfället.

Delning och lagring av dina uppgifter

Vanligtvis är information om dig bara tillgänglig för SFS styrelse och anställda. Informationen lagras på servrar som tillhör leverantörer eller underleverantörer av de IT-tjänster vi använder.

Vi kan komma att dela ditt namn och eventuell kårtillhörighet i samband med att vi informerar om de uppdrag eller aktiviteter du deltar i. Om du är kontaktperson för din kår kan vi även i enstaka fall behöva lämna ut kontaktuppgifter till dig till myndigheter och departement.

När det är berättigat utifrån din aktiva roll i SFS, eller efter att du har gett ditt samtycke, kan vi dela bilder på dig med andra när vi kommunicerar eller informerar om SFS verksamhet.

När du anmäler dig till medlemsmöten eller SFS fullmäktige kommer det tydligt framgå ifall vi behöver dela dina uppgifter med en värdkår eller eventuella samarbetspartner.

Om du utses till studentrepresentant kommer vi att lämna över vissa uppgifter från din ansökan till den myndighet, utredning eller organisation som uppdraget gäller.

Om vi bokar resor eller boende åt dig kan vi behöva dela dina uppgifter med exempelvis färdbolag eller hotell.

Vi kommer att radera dina uppgifter i samband med att du avslutar ditt engagemang i SFS. Vi kan dock arkivera ditt namn och eventuell kårtillhörighet samt bilder på dig, exempelvis i möteshandlingar och i våra informationskanaler. Det behövs för att våra medlemskårer ska få insyn och kunna följa verksamheten. Innan vi arkiverar dina uppgifter gör vi alltid en extra bedömning utifrån vårt och ditt berättigade intresse eller det samtycke du har gett.

Övrig hantering

I den mån vi hanterar dina personuppgifter kan de komma att lagras på servrar som tillhör våra leverantörer eller underleverantörer av IT-tjänster. Vi upprättar alltid avtal med dessa leverantörer och kontrollerar att de hanterar dina uppgifter på ett säkert sätt.

Om du kommunicerar med oss hanterar vi de uppgifter du själv lämnar. I regel raderar vi all korrespondens inom två år. Vissa uppgifter kan dock komma att arkiveras, exempelvis vissa uppgifter som utgör underlag till rapporter och utredningar. Vid arkivering anonymiserar vi så mycket information som möjligt Den rättsliga grunden är då vårt och ditt berättigade intresse (intresseavvägning).

Om du har sökt ett uppdrag inom SFS hanterar vi den information du tillhandahållit samt eventuellt information från referenspersoner eller motsvarande. Vi raderar informationen i nära anslutning till att rekryteringen har avslutats. Den rättsliga grunden är då vårt och ditt berättigade intresse (intresseavvägning).

Om du har anmält dig till ett event som SFS anordnar, kommer vi att behandla de uppgifter du då har tillhandahållit. Vi ber bara om de uppgifter som behövs för att underlätta ditt deltagande. Innan du lämnar dina uppgifter till oss kommer du få tydlig information ifall vi kommer dela dina uppgifter med någon samarbetspartner eller andra deltagare. SFS och eventuella samarbetspartners raderar alltid uppgifterna i nära anslutning till att eventet har avslutats. Den rättsliga grunden är då vårt och ditt berättigade intresse (intresseavvägning).

Eftersom SFS arbetar med nationellt studentinflytande behöver vi ha kännedom och sprida information om det högskolepolitiska landskapet samt andra politiska områden som är relevanta för studenter som grupp. Om du är aktiv röst inom något av de politiska områden där SFS verkar, så kan vi därför hantera dina uppgifter som en del av vår verksamhet. Om du aktivt deltar i öppna diskussioner kan vi dela ditt namn och yrke och bilder på dig som en del av vår kommunikation. Vi tar alltid hänsyn till ifall det är förenligt med din vilja. Vi delar aldrig dina kontaktuppgifter eller övriga uppgifter med någon annan. Den rättsliga grunden är primärt vårt och ditt berättigade intresse (intresseavvägning). Vi kan dock eventuellt komma att göra bedömningen att viss information om viktiga demokratiska processer kan ske med allmänintresset som rättslig grund.

Om du är anhörig till någon som deltar i SFS aktiviteter, så kan vi komma att hantera dina kontaktuppgifter. Syftet är att vi ska informera dig ifall det händer personen någonting. Det ligger i både ditt och din anhöriges intresse att ni i så fall ska komma i kontakt med varandra. Vi inhämtar då uppgifterna från den person du är anhörig till. Vi raderar uppgifterna så snart personen inte lägre deltar i aktiviteten. Den rättsliga grunden är vårt och ditt berättigade intresse (intresseavvägning) samt tredje parts berättigade intresse.

Vi kan i särskilda undantagsfall komma att hantera personuppgifter enligt andra förfaranden. Detta sker dock ytterst restriktivt och vi informerar de individer som berörs. Detta ska då ske med hänvisning till myndighetsuppdrag eller andra jämförbara skrivelser där SFS uttryckligen nämns, exempelvis för att bistå en myndighet som specifikt har i uppdrag att involvera SFS. Den rättsliga grunden för hanteringen är då allmänintresse 

Dataskyddsombud för SFS är kanslichef Annika Lindblad Nieminen.

Kontaktperson

Susanne Hellquist
Organisations-sekreterare
Tel: 08-545 701 03
Skicka e-post